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体系文件编写的步骤与技巧

每个公司由于管理水平和人员素质各不相同，编写体系文件的步骤可能各不相同，一般可以按以下步骤进行。

（1） 根据公司需要，开展初始评审，识别社会责任因素及重大社会责任因素，制订重大社会责任因素清单，编写社会责任初始评审报告。
（2） 根据社会责任政策、重大社会责任因素及技术经济可行性，确定目标、指标和管理方案。
（3） 根据SA8000标准要求编写程序，其中标有*的为标准要求的程序。

•      法律法规及其他要求获取和更新程序

•      管理评审程序

•      员工培训程序

•      *对内对外沟通程序

•      文件记录管理程序

•      应急反应与准备程序

•      运行监督程序

•      不符合项、补救及纠正行动管理程序

•      内部审核程序

•      *童工救济行动程序

•      *童工和未成年工教育程序

•      *安全卫生管理体系

•      危害识别、风险评价与风险控制程序

•      *供应商控制程序

（4） 策划运行控制程序和作业指导书。应注意，为了确保重大社会责任因素，特别是重大安全卫生因素受到控制，避免发生重大劳动纠纷，减少工伤事故和职业病，应对每一个重大社会责任因素建立适当的管理方案和运行控制程序。
（5） 将上述各程序规定的部门职责，经补充完善后，提炼到管理手册相应的条款中。
（6） 将上述各程序规定的主要内容，提纲挚领地提炼到管理手册对应的要素中。
（7） 最后编写没有程序支持的管理手册中的要素，此部分应写得详细一些。

体系文件编写的技巧

编写社会责任管理体系文件可以按以下六条主线分头编写，一条线一个小组，每一条线中的手册、程序和作业指导书乃至记录格式都包含在内，这样可以避免前后重复和矛盾。
（１） 第一条线：童工和未成年工
（２） 第二条线：强迫劳动、歧视和惩罚性措施
（３） 第三条线：工作时间和工资报酬
（４） 第四条线：安全卫生
（５） 第五条线：结社自由和集体谈判权
（６） 第六条线：管理体系及供应商控制

编写社会责任管理体系文件也可采取如下的编写方式：

（1） 自上而下依序展开方式。即按政策、管理手册、程序文件、作业文件和记录的顺序编写，这样有利于上一层次文件与下一层次文件的衔接，但对文件编写人员的素质要求较高，文件编写所需时间较长，且可能需要反复修改。
（2） 自下而上的编写方式。即按基础性作业文件、程序文件、管理手册的顺序编写，这种方法适用于管理基础较好的公司，若如无总体规划容易出现混乱。
（3） 从程序文件开始，向两边扩展的编写方式。即先编写程序文件，再编写管理手册和基础性作业文件。从分析活动、确定活动程序开始，将SA8000标准要求与公司实际紧密结合，可缩短文件编写时间。

 

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